PMS – Planned Maintenance Systems

Das sollten sie können und das sollten Sie kennen

PMS – Planned Maintenance SystemsDas Hauptziel von PMS‘ sind die Kostenreduzierung und ein gesicherter Schiffsbetrieb ohne Unterbrechungen und unter Einhaltung aller umwelt- und sicherheitsrelevanten Vorschriften. Ingenieure und Offiziere sollen auf die Schnelle sehen können, welche Jobs fällig oder überfällig sind, welche frühzeitig geplant werden können. Dabei werden behördliche Vorschriften ebenso berücksichtigt, wie Empfehlungen und Anweisungen der Hersteller verschiedenster Teile und Anlagen an Bord. Die Einführung und Aktualisierung dieser Maintenance-Systeme erfordert von Land aus daher sehr viel Zuarbeit und enorme aktuelle Fachkenntnisse für alle Bereiche.

In Zeiten der Digitalisierung wird Arbeitseffizienz gesteigert, überwacht, der Schiffsbetrieb und nahezu sämtliche Dokumentationen und Planungen verschiedenster Abläufe an Bord in elektronischer Form abgewickelt. Ist so ein Maintenance System von einer Klassifizierungsgesellschaft (Mitglied bei IACS) abgenommen worden, müssen die darin enthaltenen Dokumentationen jeder Behörde weltweit genügen.

PMS – Planned Maintenance SystemsEin Planned Maintenance System (PMS) besteht dabei aus Eingabemasken (Frontends) auf jedem Schiff und in den Inspektionen bzw. Reedereibüros. Verbunden wird der Datenpool zumeist mit einer SQL-Datenbank, die temporären Eingaben an Bord, werden per Satellit zu fstgelegten Zeiten synchronisiert oder sind live übertragbar. Ein direktes Teamwork wird somit stark beschleunigt. Schiffsbesatzung, Inspekteure, Einkäufer, Sicherheitsbeauftragte, das Operation Department und die Heads of Departments überblicken Abläufe wie Wartungen, Bestellungen, Service-Anfragen, Zertifikatsverlängerungen, Routenänderungen und vieles mehr, das alles Zusammenhängt. Innerhalb dieser Datenbanken können beispielsweise Zertifikate mit der Ausrüstung verknüpft werden, Services oder Bestellungen mit bestimmten Häfen, Ersatzteile mit Aggregaten und deren Wartungsintervallen, und all dies wiederrum mit den verantwortlichen Rängen an Bord oder an Land.

Aufgelistet sollte ein PMS folgendes können, mit der Möglichkeit, diese Funktionen miteinander zu verknüpfen oder zu verlinken:

  • Equipment-Explorer, in dem alle bestellbaren Ersatzteile/Verbrauchsstoffe nach Aggregaten/Maschinen/Anlagen, Kategorien und Örtlichkeiten erfasst sortiert sind.
  • Inventur-Modul für alle Teile und Verbrauchsstoffe wie Schmierstoffe, Farbe etc.
  • Maintenance-Modul: Wartungsintervalle, Arbeitsdokumentation über Instandhaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten, Check-Listen oder auch Trainingsintervalle für die Crew können hier mit dem Equipment verknüpft werden. Zudem können verantwortliche Personen ggf. auch andere delegieren, bestimmte Jobs innerhalb bestimmter Fristen zu erledigen.
  • Zertifikate-Modul: Zu einzelnen Teilen, Aggregaten, Crew-Trainings oder Schiffszertifikaten kann dies mit den anderen Modulen und dem Equipment-Explorer verknüpft werden.
  • Bestell-Modul: Requisitionen für Teile, Verbrauchsstoffe oder Service-Dienstleister können hier anhand der Verknüpfung mit oben genannten Modulen und dem Equipment Explorer getätigt werden, unter der Angabe von Dringlichkeit. Einkäufer und Inspektoren an Land haben hierzu weitere Eingabemasken, um somit ihre Beschaffungen wie Bestellungen oder Services zu organisieren. Auch Rücksendungen von Bord, z.B. für Überholungen lassen sich hier dokumentieren/organisieren.
  • Voyage-Modul: Häfen und Routen, z.B. um Inspekteuren und Einkäufern örtliche Möglichkeiten wie Dienstleister oder Ausrüster darzustellen oder sie damit zu verknüpfen. Auch zum Überwachen von Verbrauchswerten oder Ladungsaufkommen kann dieses Modul dienen.
  • Messaging-Modul: Nachrichtenaustauch für Nachfragen, Erinnerungen oder Ankündigungen mit der Möglichkeit der Verknüpfung eines Jobs/einer Bestellung/eines Zertifikats/…
  • „Verbesserungsmodul“: Genügt die normale Kommunikation nicht, muss eine Dringlichkeit heraufgesetzt werden, ist ein systematischer Fehler erkannt worden oder ein kritischer Fall eingetreten, der einer korrektiven Maßnahme bedarf, muss es zur Weiterentwicklung des Systems oder der Abstellung solcher Probleme eine Möglichkeit geben. In der Regel wandert diese Prozedur dann mit hoher Priorität auch „auf dem Tisch höherer Ränge“, um zu evaluieren, ob bestimmte interne Verfahren im System geändert werden müssen. Die Prozedur sieht in etwa so aus:
    1. Identifizierung des Problems
    2. Analyse der Ursache
    3. Lösungsvorschlag
    4. Lösungseinschätzung oder -verbesserung
    5. Einführung der Lösung bzw. eines geänderten Ablaufs
    6. Evaluierung des Lösungsergebnisses
    7. Fall gelöst (oder noch nicht)

 

Arbeitserleichterung und Handhabung des PMS

Ein PMS kann, wenn es ordentlich benutzt und gepflegt wird, ein mächtiges Tool sein, um seinen oder andere Verantwortungsbereiche schnell und intuitiv im Blick zu halten. Überfällige Arbeiten müssen hervorgehoben dargestellt sein, andere Jobs chronologisch so, dass man gut planen kann. Mit Filter- und Suchfunktionen müssen Jobs nach Kriterien, Bereichen, Dringlichkeiten oder Typ gefunden und nach Wunsch sortiert werden können. Solche Suchergebnisse sollten auch exportierbar sein, um sie als Dokumentation oder Nachweis vorweisen zu können.

Wonach richten sich Wartungsintervalle und Checklisten?

  • Herstellerangaben
  • Historie des Schiffs oder eines Bauteils (eigene Erfahrung)
  • Alter des Schiffes
  • Anweisungen laut Inspektion
  • ISM-Prozeduren
  • Sicherheitsrelevanz / Kritisches Equipment / Vital zur Aufrechterhaltung des Schiffsbetriebs und der Schiffssicherheit
  • Nach Kriterien der Checks und Messungen
  • Ökonomische Aspekte (Ersatzteile)

Was sollte in einer Job-Beschreibung nach PMS enthalten sein?

  • Job-Name
  • Teil/Anlage/Aggregat/Maschine
  • Bereich (Deck, Maschine, Nautik, IT, Elektrik, Hull)
  • Typ: Standardjob, Arbeitsorder/Reparatur, Projekt, Werftarbeit, Service/Zertifizierung, Training
  • Verantwortliche Person, Rang oder Department
  • Intervall der Wartung, des Ersatzes oder Checks
  • Genaue Step-by-Step Anweisung des Jobs und Beschreibung, wie Ergebnisse zu dokumentieren sind
  • Dringlichkeits-Kategorie in Bezug auf Schiffssicherheit bzw. Schiffsbetrieb
  • Historie, was zuvor gefunden, gemacht, bestellt oder kommuniziert wurde

Was sollte der Ergebnisbericht bzw. die Dokumentation eines getanen Jobs enthalten?

  • Je nach Job-Beschreibung: Kurzer Arbeitsbericht, Messergebnisse, (nicht)erfüllte Kriterien, Sichtprüfungen, Fotodokumentation, Zusätzliche Dokumentation oder Verweis im Tagebuch, besondere zusätzliche Auffälligkeiten
  • Bestellungen oder Service-Anfragen verknüpfen
  • Zusätzliche Kommunikation/Reports verknüpfen
  • Mit weiterem Job verknüpfen, mit Follow-Up-Job oder den Job noch nicht schließen, sondern begründet verschieben z.B. nach Ersatzteil-Erhalt
  • weitere Delegierte/Involvierte verknüpfen
  • mit Zertifikat verknüpfen
  • Nicht zuletzt: EHRLICHKEIT. Ein PMS macht nur Sinn, wenn Job nicht einfach nur „abgehakt“ werden, ohne den Job gewissenhaft zu tun und bei einer aufgetretenen Störung initiierend dahin zu wirken, dass korrektive Maßnahmen den Standard wiederherstellen. Insofern sollte auch genug gegenseitiges Vertrauen zwischen Land und Schiff bestehen, wenn um Ersatzteile, Service oder Extra-Manpower angefragt wird – oder ob manche Jobs nicht doch überflüssig sind, während andere wichtige evtl. nicht im PMS vorkommen. Hier ist die Reederei und die Inspektion auf ehrliche Co-Operation angewiesen und wird/sollte für Feedback immer dankbar sein.

Gesetzliche Grundlage:

ISM (International Safety Management Code) Kapitel 5 Sektion 10 schreibt auf allen Kauffahrteischiffen ein elektronisches PMS u.a. für vitales Equipment mit Maintenance Plan und nach guter Seemannschaft. Dort finden sich genaue Anforderungen an ein PMS. Klassifizierungsgesellschaften bieten Guidelines zur Entwicklung und Implementierung von PMS-Systemen, von denen es inzwischen eine Vielzahl gibt.

 

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